La administración en el creciente sector de las pymes cada vez más requiere de contabilidad correcta, garantía del sistema de facturación electrónica.

Una factura se considera electrónica cuando se emite y recibe en formato electrónico. También llamada factura desmaterializada, esta última es una herramienta destinada a simplificar las relaciones entre clientes y proveedores. Puede presentarse en diferentes formatos: PDF, JPEG, correo electrónico, página web, CSV.

Entre las pymes conviene desmitificar un error frecuente dentro del sistema de facturación electrónica: una factura creada inicialmente en papel y luego escaneada no se considera electrónica.

Las facturas electrónicas se pueden clasificar en 2 categorías principales.

• Formatos no estructurados (PDF, por ejemplo).
• Formatos estructurados también llamados EDI (Electronic Data Interchange) que facilitan la automatización del procesamiento de facturas.

Soluciones

Las pymes están recurriendo a distintos software para la facturación de sus servicios básicamente por la flexibilidad de la solución digital. En la contabilidad de un negocio estas soluciones ayudan en todas las fases del flujo de trabajo de gestión de pago. Permite a las empresas escalar al proporcionar cuentas por pagar con controles operativos, de cumplimiento y financieros completos.

La solución aborda todo, desde la incorporación y verificación de proveedores, hasta el cumplimiento, el procesamiento de facturas, los pagos realizados globalmente en una variedad de métodos y monedas y la conciliación e informes de pagos.

Con clientes globales que atienden múltiples industrias, incluidas las comunicaciones, el transporte, los medios y el entretenimiento, el comercio minorista, las finanzas y el software, este recurso cubre la administración de ingresos y facturación empresarial permitiendo a las empresas monetizar cualquier tipo de oferta de productos, desde simples suscripciones hasta sofisticados modelos de precios.

Al aprobar facturas, es importante que los compradores y los aprobadores se conecten fácilmente y trabajen juntos. Hoy en día, la mayoría de estos diálogos se llevan a cabo fuera del contexto de la mayoría de las leyes, lo que genera desafíos al rastrear las preguntas y respuestas, interacciones repetidas de ida y vuelta y sin demoras.

Información

Como con las antiguas facturas, las facturas electrónicas deben mostrar:

• Identidad del remitente y del destinatario
• El número de identificación individual del IVA.
• Fecha de emisión de la factura.
• Número de factura.
• Fecha de venta o prestación del servicio.
• Desglose detallado de cada servicio y producto prestado.
• Precio unitario sin IVA.
• Cualquier reducción o aumento de precio
• Tipo de IVA aplicable
• Monto total a pagar, excluyendo e incluyendo impuestos.

Reglas

Es importante tener en cuenta las reglas para mantener las facturas como válidas.

Toda factura emitida electrónicamente deberá conservarse durante 3 años en un servidor informático y 3 años más en cualquier otro medio.

Las facturas protegidas por firma electrónica deben conservarse en su formato original durante 6 años.

La información transmitida y recibida por intercambio electrónico de datos (EDI) debe conservarse en su formato original durante 6 años.

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