Mejorar el rendimiento organizacional” es uno de los principales motivos para implementar un software de gestión. Pero, frente a la multiplicidad de soluciones existentes en el mercado, ¿cómo elegir aquella que mejor se adapta a tu negocio?

Elegir un software de gestión capaz de aumentar la competitividad y mejorar la calidad de los servicios prestados por tu empresa exige reflexión. Dado la inversión – no solo económica, sino también temporal – que implica la adquisición de un “sistema nervioso digital”, también conocido como ERP, es fundamental que, antes de asumir una relación con aquel que suponemos que será tu brazo derecho en los negocios, comprendas lo que debe tener en cuenta para esa elección.

En el fondo, es importante que encares la selección de tu ERP como uno de los momentos más importantes para el futuro de la gestión de tu empresa.

Tecnología vs objetivos de organización

Si bien es cierto, que no tiene nada de malo seguir las buenas prácticas, de empresas y copiar estrategias de éxito, como la adquisición de un software, hay que entender realmente qué implicaciones va a tener este sistema de gestión en la forma como tu empresa opera y cómo va a contribuir para mantenerla competitiva, antes de tomar cualquier decisión.

Para ello es recomendable:

• Comenzar con un análisis crítico de tu negocio;
• Ponderar las razones que te llevan a adoptar una solución de software;
• Convertir tus objetivos empresariales en características para definir los requisitos funcionales, técnicos y operacionales para la solución.

Organizaciones mayores exigen sistemas de ERP más complejos, pero independientemente de la dimensión, de una forma general, el abordaje más sensato es considerar soluciones viables, flexibles y escalables, alineadas con las estrategias de negocio y TI de la empresa.

Además, existen otras características inherentes al propio software que no deben ser descuidadas:

Adaptación al negocio: El software debe ser capaz de adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio y eso nos lleva a una segunda característica que no puedes dejar de tener en cuenta.

Escalabilidad: La solución es adquirir un sistema de ERP escalable, que acompaña las necesidades del negocio en cada etapa, aumentando o disminuyendo su capacidad en función del nivel de crecimiento observado.

Costes y tiempos de implementación: Elegir un software que responda efectivamente a las exigencias de tu negocio, va a evitar la necesidad de una customización excesiva, por la elección de un software errado, hecho que además se verá reflejado de forma positiva en la inversión por la adquisición y el tiempo de implementación.

Simplicidad de uso: Es fundamental que la solución elegida tenga una navegación sencilla, intuitiva y sin complicaciones, condiciones básicas para que cada trabajador sepa cómo desempeñar cada tarea de forma rápida, aunque nunca haya estado dentro del software, y se adapte con facilidad.

Movilidad: Tener herramientas que te apoyen en la gestión de tu empresa a partir de cualquier lugar te permite tener datos para cerrar un negocio o tomar una decisión urgente en cualquier momento, y ese mindset tiene que estar presente a la hora de elegir una solución de ERP.

Garantía de asistencia, soporte: Un buen ERP no vive sin un buen servicio asociado, y el apoyo al cliente es o debería ser una de las “funcionalidades” más importantes que cualquier software de gestión debe contemplar.

Cumplimento de los requisitos legales: Usar un software preparado para responder positiva y anticipadamente a las constantes alteraciones introducidas por la legislación, representa un verdadero descanso para cualquier empresario, empeñado en dar respuesta a la parte estratégica del negocio, por lo que el software que elijas debe asegurar también esta realidad.

Proveedor con pruebas dadas en el mercado: Garantiza que la solución que elijas es comercializada por una empresa financieramente estable y reconocida en el mercado. Por norma, las empresas con larga experiencia comparten casos de éxito de negocios que hacen mejor sus procesos y la productividad de sus trabajadores gracias a la implantación de sus soluciones.

De forma sencilla, podemos definir al ERP como un sistema que ayuda a gestionar eficientemente todos los procesos centrales necesarios para operar una empresa.

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